Slack, Zoom e e-mail são realmente bons para nossa produtividade
Slack, Zoom e e-mail são realmente bons para nossa produtividade

Slack, Zoom e e-mail são realmente bons para nossa produtividade?

Muitas vezes apresentado como uma distração permanente que nos impede de nos concentrar em tarefas substanciais, o email foi amplamente substituído por mensagens instantâneas (Slack ou Teams em particular). Mas estes últimos, que deveriam libertar-nos do e-mail, tornaram-se, por sua vez, uma alavanca de distracção: solicitações permanentes, notificações a toda a hora, canais nem sempre muito profissionais… Às mensagens e aos e-mails juntaram-se agora “visios”. Ainda anedóticos antes do confinamento, eles se tornaram o principal canal de encontro e rapidamente destronaram o clássico telefonema. Mas essa multiplicidade de ferramentas é realmente benéfica para nossa produtividade?

Vantagens e desvantagens das mensagens instantâneas

Mais colaboração e fluidez das trocas

As vantagens das mensagens instantâneas são bastante óbvias: comunicação em tempo real e respostas imediatas às perguntas feitas. As mensagens são recebidas e vistas imediatamente, não há mais latência nas trocas.

Essas ferramentas também tornam as conversas mais responsivas: é mais provável que um colega responda rapidamente a uma mensagem do Slack do que a um e-mail. Outra vantagem do envio de mensagens: você evita perder tempo fazendo frases longas ou incluindo expressões educadas. O formato é mais direto: “você pode me enviar a versão atualizada do logotipo? », não olá, cordialmente, etc. As trocas são mais concisas e menos formais. Essa concisão é obviamente uma economia de tempo significativa, você não perde mais tempo apresentando seu assunto.

As notificações também são uma grande vantagem das ferramentas de mensagens. Esses pop-ups às vezes insuportáveis ​​são, no entanto, a garantia de uma mensagem vista e vista imediatamente, seja no desktop ou no celular. E, diferentemente dos e-mails, as notificações incluem apenas tópicos relevantes para você e não são afogados em spam, solicitações externas ou e-mails inúteis e promocionais.

Os sistemas de mensagens também têm a vantagem de se adaptar às necessidades de seus usuários. Você pode iniciar uma troca individual com a mesma facilidade de uma conversa com uma equipe inteira ou membros de um projeto. Por último, mas não menos importante, a capacidade de mudar de escrita para vídeo quando uma discussão se torna muito complexa e precisamos explicá-la com mais clareza.

Também é difícil não apreciar o lado “divertido” das mensagens: emojis, gifs, piadas… sem energia. Ver uns aos outros no escritório. Mas também é uma fonte de distração.

…e trabalho menos profundo.

O envio de mensagens representaria aproximadamente 10 horas de tempo por semana e por funcionário. Esse tempo gasto nas plataformas nem sempre é realmente útil para a realização de suas tarefas e projetos, pelo contrário.

A hiperconectividade e o tempo real estão matando o trabalho profundo. Para realizar determinadas tarefas, é essencial se concentrar e manter o foco por muito tempo. Notificações permanentes, novas mensagens no canal “Aperitivo” ou “Restaurante du midi” impedem que você se concentre na duração.

As mensagens incentivam a multitarefa, que é o principal obstáculo à nossa produtividade. A hiperdisponibilidade e o tempo real são incompatíveis com tarefas em segundo plano que exigem concentração de longo prazo.

O mesmo vale para o compartilhamento perpétuo de tela exigido pelos sistemas de mensagens e, em particular, pelo Slack. Manter uma guia dedicada às suas mensagens é uma ótima maneira de verificar constantemente e perder toda a capacidade de concentração. Cada vez que mudamos de tarefa, haveria uma “penalidade cognitiva” de 23 minutos. O que explica por que você pode passar o dia “debaixo d’água”, mas tendo trabalhado muito pouco no final. A maior parte do dia será gasto tentando ir direto ao assunto entre algumas conversas no Slack, 50 verificações de seus e-mails e alguns vídeos.

Podemos finalmente questionar o mantra da produtividade destilado pelo Slack: acabe com os e-mails. É certo que a ferramenta reduz o número de e-mails (em 48,6% de acordo com seus números), mas muitas vezes um e-mail inútil é substituído por… uma mensagem inútil do Slack.

Assim como no e-mail, você precisa ser disciplinado para usar as mensagens de forma eficaz e não sacrificar sua produtividade:

  • Priorize o trabalho assíncrono e o trabalho profundo sobre as respostas imediatas;
  • Gerencie suas notificações;
  • Não hesite em se desconectar do Slack e concentre seus tempos de conexão em determinados períodos;
  •  Reutilize o telefone;
  • Não solicite demais os outros: quanto mais mensagens você enviar, mais você receberá;
  • Gerencie bem os canais: evite canais gigantes que se transformam em discussões incontroláveis ​​sem diretrizes.

O veterano da comunicação corporativa ainda tem um futuro brilhante pela frente. Continua sendo essencial e o canal mais adequado em muitas situações. Mensagens longas em particular, com uma reflexão real, ou orientações importantes são incompatíveis com as mensagens. Idem para mensagens com vários destinatários, que rapidamente se tornam caóticas no Slack ou no Teams.

Mas aqui, novamente, o e-mail não é uma ferramenta milagrosa que, por natureza, nos permite ser mais eficientes. Os e-mails são assíncronos e concluir uma conversa por e-mail pode levar um dia rapidamente. Especialmente se o interlocutor decidir tirar apenas alguns slots por dia para processar seus e-mails (ou se demorar vários dias para respondê-los).

Outro problema com o e-mail: seu volume cada vez maior. Uma pessoa recebe mais de 120 e-mails por dia, mas apenas 38% são realmente importantes. De acordo com a McKinsey, um funcionário gastaria em média 13 horas por semana em seus e-mails, ou 28% de seu tempo de trabalho. Segundo a Adobe, esse número seria de fato 209 minutos por dia, ou quase 18 horas por semana. Cada vez que você “verifica” seus e-mails, levaria 64 segundos para se concentrar novamente em suas tarefas.

De acordo com alguns números, em média, verificamos nossa caixa de correio cerca de 15 vezes por dia. Na maioria das vezes para e-mails irrelevantes. Por fim, e-mails e mensagens têm os mesmos limites e exigem a mesma disciplina para não ficarem presos em um fluxo de informações recebidas, impedindo que você se concentre em suas tarefas.

O surgimento das visios: um novo aliado da produtividade ou uma nova perda de tempo?

“Eu parei um vídeo” será seguramente uma das frases-chave destes episódios de confinamento e teletrabalho. Em alguns meses, abandonamos as tradicionais reuniões por telefone em favor do Zoom, Teams, Google Meet, videoconferências Whereby… Até as conversas do Slack têm a irritante tendência de se transformar em vídeo sem motivo válido. E a consequência não tardou, já estamos falando de “fadiga do zoom”, ou “esgotamento do zoom”.

Os Visios têm, de fato, um grande defeito: eles nos obrigam a visualizar um grande número de rostos, inclusive o nosso, ao longo da troca. Ver todos esses rostos o tempo todo, e não apenas nosso interlocutor, nos impede de nos concentrar e ser eficazes durante a ligação. Ainda mais insidioso, a proliferação de videochamadas cria um cansaço real e uma rejeição desse modo de comunicação que o obriga a ter uma boa aparência o tempo todo.

Durante um telefonema, ou um Zoom sem câmera, você acaba com todas as distrações parasitas: decoração da sala, criança que chega inesperadamente, cor das paredes que nos incomoda, bate-papo na frente da webcam… E acima de tudo, não há mais necessidade de estar constantemente focado nas expressões não verbais, que estão no cerne das visios. O telefone, ou Zoom sem câmera, permite coçar o nariz, fazer um café ou até mesmo caminhar, sem precisar se concentrar para ficar bem na frente do seu interlocutor.

O outro grande problema com essas videoconferências: as telas são inerentemente cansativas. Portanto, tendemos a memorizar menos as informações, a ser menos focados e a ter mais dificuldade em voltar às tarefas substanciais após várias videoconferências.

Novamente, este canal de comunicação deve ser utilizado quando realmente for necessário: apresentação, comunicado importante, criação de links ou momentos de equipe…

Uma questão de equilíbrio e organização

Existe, de fato, em cada tecnologia um “sweet spot” que é um equilíbrio perfeito entre produtividade e tecnologia. Concretamente, qualquer canal de comunicação pode ajudar na comunicação e, em particular, na comunicação interna. Um Slack ou um vídeo podem ser usados ​​para encontrar informações para avançar em qualquer projeto. Mas muito rapidamente, a tecnologia pode se tornar um fardo. De acordo com o Slack, “  usuários avançados que enviam mais de 1.000 mensagens por dia não são exceção ”. Idem para as visões que podem ser muito úteis para criar proximidade com o seu interlocutor, ou para trocar de forma clara e franca como faria pessoalmente.. Mas seja multiplicando o tempo gasto no Slack, na sua caixa de correio ou no Zoom, você não aumenta sua produtividade, necessariamente acaba impactando e sofrendo consequências negativas: perda de concentração, cansaço, dificuldade em manter o foco em uma tarefa, ansiedade…

Uma questão de equilíbrio e organização
Uma questão de equilíbrio e organização

Essas ferramentas de comunicação devem ser menos utilizadas do que os canais que substituem para serem eficazes. No entanto, eles tendem a se sobrepor a outras ferramentas e a ocupar cada vez mais nosso tempo. Como muitas vezes, a solução não virá, portanto, de uma nova ferramenta mágica destinada a aumentar nossa produtividade, mas sim de nossa capacidade organizacional.

E para isso é importante contar com métodos (ver capítulo dedicado) adaptados à nossa forma de trabalhar e à nossa organização. Também é essencial seqüenciar seus dias e, precisamente, se livrar do Slack, das reuniões ( a fortiori em vídeo) ou da sua caixa de correio. Você deve tomar cuidado com os slots de “trabalho profundo” e cumpri-los e, acima de tudo, não se tornar escravo de notificações permanentes.

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