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Como aumentar a produtividade com a assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica rapidamente se tornou essencial durante a crise do COVID: velocidade de assinatura, valor legal, automação… Simples e legal, a solução permite assinar qualquer documento em poucos cliques. Luc Pallavidino, cofundador e CEO da Yousign, líder francês em assinatura eletrônica, fala sobre as principais vantagens deste formato de assinatura e a economia de tempo que oferece às empresas, em particular às VSEs e PMEs.

Como a assinatura eletrônica economiza tempo das empresas?

A principal vantagem da assinatura eletrônica é permitir que as empresas economizem tempo e tornem os processos mais eficientes e fluidos. Antes era necessário imprimir os contratos, enviá-los pelo correio ou digitalizá-los, assiná-los à mão… Uma ferramenta como a Yousign permite que as equipes não percam mais tempo digitalizando, imprimindo e enviando documentos em papel.

O signatário do documento pode assiná-lo absolutamente em qualquer lugar e em qualquer meio, mesmo em movimento. Para equipes em movimento, mais uma vez, a economia de tempo é importante. Ao assinar um contrato costumava demorar vários dias entre as várias viagens de ida e volta, agora é feito quase instantaneamente. Em um clique, os documentos são recebidos, lidos e assinados.

Assim que uma reunião física é difícil de marcar, ou os signatários estão geograficamente distantes, a assinatura eletrônica permite que os signatários não percam tempo e tenham todos os documentos ou contratos assinados o mais rápido possível. Além de economizar tempo, as ferramentas de assinatura eletrônica também ajudam a evitar erros, que exigem o reenvio de novos documentos e aumentam consideravelmente os prazos de entrega.

E em termos de poupança financeira?

Os funcionários perdem menos tempo em tarefas de baixo valor agregado, como digitalização de documentos ou solicitações de acompanhamento. Por exemplo, os vendedores podem dedicar mais tempo às suas tarefas de vendas do que à gestão administrativa. O ganho de produtividade é imediato.

Mas a Yousign também permite economias significativas em postagem, papel ou impressão. O fim da papelada é obviamente uma economia de tempo, mas também um ganho financeiro para muitas empresas, e especialmente para as PMEs.

E do ponto de vista contábil, tudo é mais rápido. Os contratos são assinados mais rapidamente, os pedidos de compra também. Você torna as vendas mais rápidas e reduz todos os atritos. Você tem uma visão em tempo real do andamento das assinaturas de todos os seus documentos. A velocidade da tomada de decisão entre um documento enviado em cópia impressa e um documento assinado digitalmente não tem nada a ver.

Para ser ainda mais eficiente, que grau de automação pode ser implementado?

Uma solução de assinatura eletrônica como a Yousign permitirá que você configure automações e integrações para ir mais longe e ser mais eficiente. Em particular, você pode criar fluxos de trabalho de assinatura e automatizar o ciclo de assinatura de documentos o máximo possível: configurar quem é um signatário, quem é um aprovador etc. Você também tem controle sobre a automação de lembretes. Aqui, novamente, o objetivo é comprimir o máximo possível o tempo entre enviar o documento e assiná-lo.

Para necessidades mais importantes, também é possível implementar a API Yousign em suas diversas ferramentas, como seu CRM ou seu ERP. A API permite-lhe, por exemplo, gerir todas as suas propostas comerciais a partir do seu CRM, sem passar pela interface Yousign. A solução Yousign é, por exemplo, totalmente integrada ao Salesforce: você tem suas cotações ou contratos assinados no Salesforce e acompanha suas solicitações de assinatura em tempo real. Todos os contratos são assinados e certificados graças ao Yousign e acessíveis a qualquer momento no CRM. Para os vendedores que estão sempre em movimento e que não têm tempo para gerenciar esse aspecto administrativo de sua missão, a economia de tempo e a eficiência são enormes. E não há necessidade de pedir ao cliente que escaneie sua assinatura, que não tem valor legal, tudo é feito online.

Outro exemplo interessante de integração é a implementação do ATS (ferramenta de gestão de candidatos) para empresas ou atores de recrutamento: os contratos de trabalho podem ser assinados em 1 clique a partir de qualquer ferramenta do mercado através das APIs.

A que setores se destinam as soluções de assinatura eletrónica? É acessível a todas as empresas?

As ferramentas de assinatura eletrônica são relevantes para todos os tamanhos de negócios, mesmo os menores. Seja em seguros, imobiliário, bancário, jurídico, recrutamento, educação, todos os setores que usam contratos estão em causa.

O reflexo do papel ainda está muito presente em muitos setores, para documentos que são, no entanto, completamente “digitais”: contratos de trabalho, orçamentos, ordens de compra, mandatos SEPA, contrato de venda… Quase todos os documentos podem ser assinados eletronicamente. Em setores como o trabalho temporário ou o imobiliário, torna-se possível assinar contratos de trabalho ou acordos de venda sem necessidade de deslocações, e quase instantaneamente. Yousign aplica-se a todos os setores porque certifica e garante legalmente todos os seus contratos (o que não é o caso de alguns concorrentes).

E ao contrário do que se possa pensar, não são soluções caras reservadas a grandes grupos. A oferta Yousign mais acessível custa 9€ por mês e por utilizador e destina-se principalmente a freelancers e pequenas empresas.