Como fazer o planejamento diário de uma equipe? 8 dicas para não errar!

Se você busca entender como fazer um planejamento diário de equipe, possivelmente está enfrentando desafios como desorganização, falta de foco e baixa motivação do time, certo?

Nós reconhecemos os desafios da gestão de equipes no que tange a elementos como engajamento e produtividade. Não à toa, estatísticas apontam que colaboradores engajados são até 21% mais produtivos.

Mas, afinal, como fazer um planejamento diário pode se conectar com o aumento da produtividade? A resposta está na ideia de propósito! Times bem orientados compreendem a razão pela qual desempenham suas atividades. Sabem de onde partem e onde podem chegar.

Para te ajudar a viabilizar o planejamento diário e perceber, na prática, os impactos positivos da organização de tarefas, preparamos este artigo. Siga em frente para conhecer nossas dicas e boa leitura!

Por que fazer planejamento diário de atividades?

Na introdução deste artigo, já demos algumas pistas do motivo pelo qual fazer um planejamento diário de atividades pode ser estratégico para a sua empresa.

Mas, na verdade, o aumento no engajamento e na motivação da equipe é apenas um dos benefícios de adotar a prática. Isso porque seus impactos também são notados em indicadores de desempenho e até em métricas financeiras relacionadas ao negócio.

Veja alguns desses impactos na lista a seguir:

antecipação de problemas: quando uma equipe trabalha com clareza sobre suas atividades, consegue identificar, com antecipação, aquilo que não corre como o planejado. Isso ajuda a eliminar a prática de “apagar incêndios” (ou solucionar apenas demandas emergenciais) na empresa.
agilidade nas respostas: equipes que sabem suas tarefas e deveres têm mais facilidade para endereçar demandas. Eles entendem sua origem e sabem qual deve ser o destino de tickets e solicitações internas e externas.
priorização de tarefas: ter um planejamento diário de atividades ajuda a identificar aquilo que é mais importante ou estratégico, e trabalhar com priorização;
otimização do tempo: times que conhecem seu cronograma de demandas tendem a organizar o tempo de forma eficiente, dedicando às tarefas níveis de esforço proporcionais;
redução do retrabalho: quando cada membro do time sabe como deve trabalhar individualmente em nome do coletivo, as chances de erros e consequente retrabalho diminuem;
autonomia para o time: líderes que sabem como fazer planejamento diário experimentam um modelo de autonomia para o time, no qual direcionam os rumos da equipe no início do dia e possibilitam que cada um trabalhe para executar as tarefas de forma livre;
mais segurança em tomadas de decisão: um planejamento diário funciona também como uma espécie de histórico do desempenho de cada membro do time. Isso ajuda a trazer segurança nas tomadas de decisão e embasar ações em vivências anteriores.

Como fazer uma lista de atividades diárias? 8 dicas

Entendeu por que fazer um planejamento diário e utilizá-lo para orientar o time pode impactar diretamente nos resultados da sua empresa? Então é hora de partir para a prática.

A seguir, reunimos 8 dicas para começar a estruturar a sua lista ou tabela de atividades diárias.

Liste todas as tarefas essenciais da equipe

O primeiro passo para entender como fazer um planejamento diário é o inventário de tarefas. Dedique um tempo apenas a listar e entender todas as demandas do time. Neste momento, não é hora de estabelecer prioridades e nem de negligenciar aquilo que, ao seu ver, é menos importante.

Tudo deve estar na lista; do preenchimento de tabelas, mensagens de follow up e envio de e-mails até o desenvolvimento estratégico de planos de ação e reports para a liderança.

Faça uma segmentação

Agora sim, é hora de agrupar atividades afins. A natureza da segmentação pode variar de acordo com o seu modelo de trabalho e o objetivo do setor.

É possível, por exemplo, separar tarefas estratégicas e táticas, criar grupos baseados em uma média temporal de realização de cada tarefa ou mesmo segmentar a lista a partir dos perfis de cada colaborador.

O objetivo deste passo é tornar a lista mais amigável, facilitando a estruturação do passo seguinte.

Estabeleça prioridades

Este é o momento de estabelecer prioridades entre as tarefas listadas e segmentadas. Muitas vezes, uma atividade operacional tem prioridade sobre uma estratégica.

Embora pareça ilógico em um primeiro momento, é preciso compreender que uma impacta diretamente no resultado da outra de forma cadenciada.

Uma dica é separar todas as atividades de acordo com sua importância e urgência. Dessa forma, fica mais fácil compreender a natureza das tarefas.

Após a segmentação, você terá, em mãos, 4 diferentes grupos de atividades para gerenciar:

importantes e não urgentes;
não importantes e não urgentes;
não importantes e urgentes;
importantes e urgentes.

Viu como ficou mais simples ordenar as tarefas por prioridade a partir desse entendimento?

Distribua as tarefas entre os membros do time

Com a segmentação e a priorização em mãos, começa a ficar mais fácil entender como fazer um planejamento diário. Isso porque, a essa altura, você já terá uma espécie de tabela em mãos. Agora, resta distribuir as ações entre os membros do time.

Neste momento, e mais uma vez, você pode usar o critério que mais fizer sentido:

perfil do colaborador;
microárea de atuação;
avaliações de performance;
afinidades;
etc.

Alinhe prazos e tire dúvidas

Tão importante quanto atribuir as tarefas aos membros do time é ter certeza de que todos assimilaram seus objetivos.

Para isso, uma reunião de alinhamento e um momento de tira-dúvidas pode poupar a equipe de dores de cabeça futuras.

Forneça estímulos para a concentração

Entregou as tarefas para o time? Não pense que seu trabalho terminou! Como gestor, é fundamental apresentar à equipe caminhos possíveis para a execução das atividades conforme as expectativas traçadas.

Uma das formas de fazer isso é apresentando técnicas de concentração. Você pode estabelecer práticas como:

minutos diários de meditação;
pausas programadas na rotina;
redução de estímulos externos nos períodos de foco;
etc.

Registre e padronize métodos de trabalho recomendados

Encontrou um modelo que parece funcionar? Registre! A padronização do atendimento ou da execução de tarefas em uma empresa é fundamental para a perpetuação de boas práticas.

Além disso, estimula o autoaprendizado e possibilita que o time consulte os padrões recomendados sempre que tiver dúvidas.

Avalie a performance do time, entenda possíveis desvios e trabalhe para revertê-los

Por fim, faça revisões na efetividade do planejamento de tempos em tempos. Se possível, diariamente solicite relatórios à equipe. Estes documentos vão ajudar a identificar gaps e entender o que pode ser feito para solucioná-los.

Se alguns membros da equipe tiverem muita facilidade em cumprir a meta e outros não, pode ser um indicativo de desequilíbrio. Se, por outro lado, toda a equipe entregar resultados negativos, é hora de voltar ao passo 2 e rever a segmentação das atividades.

Modelo de planejamento diário: entenda como fazer na prática!

Um dos caminhos possíveis é elaborar uma tabela de planejamento diário.

A estrutura deve ser a seguinte:

No cabeçalho, identifique a data, o responsável pelas atividades e a liderança de suporte em caso de dúvidas.

Em seguida, você pode criar blocos segmentados por turnos (manhã e tarde, ou tarde e noite), nos quais devem constar as atividades planejadas.

Na lateral, você pode disponibilizar um quadro adicional com as prioridades do dia ou ainda, legendá-las em ordem de importância, disponibilizando o significado de cada legenda (numérica, por exemplo) no quadro lateral de suporte.

Se o documento for digital, é interessante disponibilizar um espaço para que o responsável faça anotações sobre o seu desempenho diário, incluindo os motivos pelos quais ele não concluiu suas entregas.

A tabela final deve ser semelhante a esta:

[Tabela]

Bônus: otimize a gestão de atividades diárias com a tecnologia

Agora você sabe como fazer um planejamento diário de atividades para a sua equipe.

Que tal otimizar a qualidade das entregas por parte do time com a ajuda da tecnologia?

Processos burocráticos e repetitivos podem ser simplificados com softwares de automação. Além disso, plataformas de gestão colaborativa de projetos ajudam no alinhamento das equipes, e os chamados softwares de CRM auxiliam no gerenciamento integrado do relacionamento com o cliente.

Que tal colocar esse guia em prática e otimizar a rotina com o planejamento diário de atividades? O primeiro passo já foi dado!