Gestão de projetos: 10 erros para não cometer

É raro que um projeto não encontre nenhum ponto de atrito entre seu lançamento e sua finalização. Possíveis problemas podem estar relacionados a imprevistos, mas também podem ser decorrentes de erros no gerenciamento de projetos. Sejam experientes ou iniciantes, os membros da equipe podem adotar reflexos ruins que afetam o bom andamento do projeto. Descubra 10 erros para não cometer durante seus projetos.

1. Má definição de funções e responsabilidades

Ao lançar um projeto, é importante que todos entendam claramente seu papel e suas responsabilidades. Se as funções não forem suficientemente claras e as expectativas não estiverem bem definidas, a equipe pode estar no caminho errado. Na maioria das organizações, cabe ao gerente de projeto garantir que todos entendam o que se espera deles. As partes interessadas do projeto também devem ser capazes de identificar os objetivos.

2. Um espírito de equipe não suficientemente mantido

O espírito de equipa é um fator determinante para o sucesso de um projeto. De fato, uma equipe que se conhece e se valoriza terá maior probabilidade de ser produtiva. Existem formas simples de criar alguns vínculos, como: organizar previamente reuniões informais com os futuros membros, ou até mesmo realizar workshops para se conhecerem melhor.

3. Falta de gerenciamento de risco

Costuma-se dizer que “risco zero não existe” , e esta frase é particularmente verdadeira no caso de um projeto. O gerenciamento de riscos deve ser implementado em todo o projeto, pois quando evolui, os riscos também evoluem. A gestão de riscos melhora a comunicação, a tomada de decisões e a antecipação. Como afirma a Lei de Murphy: “Qualquer coisa que possa dar errado, dará errado”, então a antecipação é fundamental.

4. Perfeccionismo, procrastinação e paralisia

Os 3Ps da não produtividade estão entre as armadilhas a serem evitadas durante um projeto. O perfeccionismo começa com uma boa intenção, mas deve-se ter em mente que “o melhor é inimigo do bom”. A lei de Pareto também afirma que “80% dos resultados são obtidos por apenas 20% do trabalho” , portanto, não perca muito tempo com os detalhes e foque nos 20% que são mais importantes.

Por outro lado, procrastinar é obviamente contraproducente, pois significa gastar mais tempo pensando na tarefa, em vez de fazê-la. Para remediar isso, quando você é perfeccionista ou procrastina, reserve um tempo para pensar nas consequências de suas ações, seja em tempo ou dinheiro.

5. Não planejar ou priorizar tarefas a serem feitas

Tenha cuidado para não pular para a produção do projeto muito rapidamente! Esse é um erro muito comum e, na correria, muitas pessoas esquecem de reservar um tempo para sentar e planejar, antes de mergulhar na realização. Se você esquecer essa etapa de planejamento, corre o risco de se encontrar em um beco sem saída que não havia considerado, no meio do projeto, ou gastar tempo em tarefas de baixo valor agregado. Definir um cronograma, ou pelo menos uma ordem de prioridades, de acordo com as restrições de prazo, ajuda a evitar terminar após os prazos e ajuda a determinar o tempo e os recursos necessários.

6. Má comunicação entre os membros

Muitos projetos sofrem de problemas de comunicação. A má comunicação pode ser explicada por diferentes causas, tais como: personalidades difíceis de conciliar dentro da equipe, um ambiente de trabalho inadequado, ferramentas de comunicação defeituosas…

Por todos esses motivos, é importante cuidar bem da sua comunicação e verificar regularmente se toda a equipe está participando das trocas. É uma responsabilidade do grupo, mas também uma responsabilidade individual: todos devem garantir que a informação circule, que as trocas sejam cortês e que a palavra de cada membro seja ouvida, ouvida e respeitada.

7. Usando ferramentas que prejudicam a produtividade

Há um grande número de ferramentas, softwares e métodos de gerenciamento de projetos, pois as necessidades variam dependendo do tipo ou tamanho dos projetos. A equipe deve discutir para determinar as ferramentas a serem utilizadas para o projeto. Eles devem ser adaptados para evitar desperdício de tempo e/ou dinheiro. Algumas ferramentas são verdadeiras “máquinas de gás” que podem reduzir a eficiência de seus projetos.

8. Falta de monitoramento do andamento do projeto

Configurar um método e planejar tarefas é bom, monitorar o bom andamento do projeto é melhor. O fato de o projeto não prosseguir de acordo com o plano imaginado de antemão não é necessariamente um erro, pois pode mostrar que a equipe sabe se adaptar rapidamente a imprevistos ou observações. Mas se a equipe não está seguindo o plano planejado, deve estar ciente disso. Portanto, é necessário garantir regularmente que o progresso esperado seja alcançado e justificar quaisquer desvios.

9. Não preveja o inevitável atraso do projeto

De acordo com a Lei de Hofstadter, “As coisas demoram mais do que o esperado, mesmo levando em conta a Lei de Hofstadter” , e por isso é importante antecipar possíveis atrasos. É melhor planejar um tempo extra para assumir um possível atraso, mesmo que isso signifique terminar antes dos prazos programados, do que não antecipar e se atrasar por causa de um imprevisto.

10. Esquecer os objetivos do projeto ou da equipe

Quando um projeto é lançado, muitas equipes se concentram apenas no “o quê”, mas negligenciam o “porquê”. O ideal é conseguir ter sempre em mente as seguintes perguntas: “Por que você está fazendo esse trabalho? », « qual é o objetivo final? “. É também uma forma de manter o espírito de equipa, pois assim todos ficam cientes das razões do trabalho realizado e compreendem melhor o significado das suas tarefas, o que indiretamente aumenta a produtividade de todos.