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Produtividade: 12 leis que você precisa conhecer para ser mais eficiente no trabalho

Ser produtivo em seus projetos e em suas tarefas começa com uma organização perfeita do seu tempo e uma divisão efetiva do que você deseja alcançar. Nem sempre é preciso trabalhar mais para ser mais eficiente, basta ser melhor organizado. Várias leis teorizam com precisão as diferentes organizações de trabalho possíveis para serem mais eficientes e identificam o que nos fará perder tempo.

1. Lei de Murphy

“Tudo o que pode dar errado vai dar errado”

Muito conhecida, esta lei estipula que se é possível que algo dê errado, necessariamente dará errado. Em outras palavras, sempre espere o pior.

Para evitá-lo não há solução milagrosa, basta considerar que pode dar errado e tomar medidas preventivas de acordo: a antecipação é a chave. Você tem que ser capaz de imaginar um contra-ataque para o pior cenário possível, para ser capaz de contra-atacar rapidamente se ocorrer.

2. Lei de Pareto

“80% dos efeitos são o produto de 20% das causas”

Em muitos campos, 80% dos resultados obtidos vêm de apenas 20% do trabalho prestado. Em outras palavras, a maior parte do esforço produz poucos resultados.

É importante conseguir identificar esses 20% que realmente funcionam, investir neles o máximo possível e aumentar sua produtividade. Também permite reduzir o tempo gasto em tarefas menos importantes e priorizar seu trabalho.

3. Lei de Carlson

”  Um trabalho feito continuamente leva menos tempo e energia do que quando é feito várias vezes”

Um trabalho feito de uma só vez será feito mais rápido do que um trabalho cortado ao longo do tempo. As interrupções prejudicam a produtividade e arrastam tarefas que poderiam ser concluídas mais rapidamente.

A maneira ideal de evitar perder tempo na execução de uma tarefa é se isolar e não se permitir distrações antes que ela esteja totalmente concluída. Mas essa lei deve ser contrabalançada pela lei de Illich: em alguns casos, as pausas também evitam o acúmulo de fadiga.

4. Lei de Hofstadter

“As coisas demoram mais do que o esperado, mesmo levando em conta a Lei de Hofstadter”

Quando realizamos um projeto, muitas vezes nos deparamos com imprevistos que desperdiçam nosso tempo. Mesmo levando em consideração o fato de que um projeto pode estar atrasado, imprevistos sempre acontecem.

Para superar esses atrasos potenciais, a lei de Hofstadter aconselha a fornecer atrasos mais longos do que o necessário. Tenha cuidado para não dar prazos muito longos, pois isso às vezes também pode ser contraproducente (veja a lei de Parkinson).

5. Lei de Parkinson

“O trabalho está distribuído de forma a ocupar o tempo disponível para sua conclusão”

Quanto mais tempo nos dermos para fazer um trabalho, mais lento tendemos a fazê-lo. Também é tentador usar o tempo dedicado a potenciais imprevistos, mas isso é perigoso porque, como mencionado, esse tempo extra deve ser usado apenas para eventos imprevistos.

A solução é estabelecer prazos relativamente próximos, às vezes até para criar um senso de urgência para aumentar nossa capacidade de trabalhar e aumentar a produtividade. No entanto, cuidado com os perigos! (veja a lei de Hofstadter)

6. Lei de Douglas

“Quanto mais espaço você tem em seu escritório, mais você espalha suas coisas”

É tentador usar todo o espaço que você tem para espalhar suas coisas, mas você acaba se perdendo e perdendo produtividade. Em outras palavras, quanto mais bagunçado for um escritório, menos produtivo ele será.

Sem solução milagrosa, arrumar é a melhor arma para combater a lei de Douglas. As melhores dicas a adotar são: arrume diariamente, minimize o uso de papel – digitalizando documentos, tenha uma lixeira e algo para guardar seus pertences, e não hesite em se livrar de objetos não utilizados.

7. Lei de Illich

“ Depois de um tempo, a produtividade tende a diminuir, ou até atingir valores negativos ”

A fadiga e o trabalho contínuo afetam nossa concentração e nos tornam menos produtivos se não descansarmos o suficiente. Em outras palavras, nossa produtividade diminui à medida que trabalhamos. A fadiga pode nos levar a cometer erros, potencialmente desperdiçando tempo do projeto.

Para se manter produtivo ao longo do tempo, é importante fazer pausas regulares e fazer nossa tarefa mais importante no início do dia, para ser eficiente. As pausas devem ser úteis, no entanto, e não devem ser abusadas. (veja a lei de Carlson)

8. Lei Brooks

“Adicionar pessoas a um projeto atrasado aumenta seu atraso”

A maioria das tarefas em um projeto não é divisível e não pode ser feita por várias pessoas ao mesmo tempo. Portanto, é inútil atribuir várias pessoas à mesma tarefa, porque o tempo de comunicação necessário corre o risco de ser contraproducente.

O ideal continua sendo, na maioria das vezes, manter a equipe no mesmo número, do início ao fim de um projeto, mesmo que esteja ficando para trás. A atribuição de pessoas adicionais pode complicar a realização do projeto. O exemplo mais revelador é: “  Nove mulheres não podem ter um bebê em um mês” . Ou esta: “Mobilizar 15 pessoas para cozinhar um ovo não permitirá que o ovo seja servido 15 vezes mais rápido” .

9. Lei do Morango

“1 hora nem sempre é igual a 1 hora”

Embora o valor do tempo não mude dependendo das atividades, parece que o tempo passa mais ou menos rapidamente dependendo das situações que enfrentamos. Naturalmente tendemos a privilegiar as tarefas que gostamos de fazer e adiar ou mesmo abandonar aquelas que gostamos menos. Ainda é necessário realizá-los.

O mais importante é encontrar um equilíbrio entre as tarefas que você gosta e as que você não gosta. Sempre que possível, delegar tarefas ajuda a aumentar a produtividade.

10. Lei Swoboda-Fliess-Teltscher

“ Existem ritmos biológicos em humanos que influenciam diretamente nossa produtividade 

Nosso corpo está sujeito a um ritmo biológico que varia de acordo com: as estações do ano, o clima, a alimentação ou a hora do dia. Todos esses fatores afetam indiretamente nossa fadiga e nossa concentração e, portanto, variam nossa produtividade.

Cada pessoa tem seu próprio ritmo, e é importante encontrá-lo para poder aproveitar ao máximo seus momentos ótimos de produtividade e estar na melhor posição para trabalhar com eficiência.

11. Lei de Kotter

“As melhores mudanças começam com resultados imediatos”

Em outras palavras, se uma mudança imediatamente demonstra sucesso, é uma boa mudança. Você tem que apontar para bons resultados no curto prazo. Originalmente destinada a ações políticas, esta lei é frequentemente encontrada na gestão de ambientes difíceis e de crise.

Em uma situação complicada, é necessário obter resultados imediatos para sair da crise o mais rápido possível. É por isso que cada ação tomada deve ser feita com o objetivo de trazer resultados rápidos, para permitir que a próxima ação seja lançada o mais rápido possível.

12. Lei trabalhista

“Tendemos a buscar gratificação imediata e fugir do estresse”

Essa lei indica que buscamos principalmente realizar as tarefas que gostamos, porque elas nos dão satisfação rápida, até mesmo imediata.

Para lutar contra esse fenômeno, é necessário enfrentar tarefas difíceis no início do dia, quando nossa concentração está no máximo. Assim evitaremos abandonar as tarefas que menos apreciamos. Tal como acontece com a lei Swoboda-Fliess-Teltscher, se você pode delegar as tarefas menos desejadas, você deve.

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