Gerenciamento de projetos
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Gerenciamento de projetos: 25 métodos para se organizar

Ao adotar um método de gerenciamento de projetos, você fornece um framework e uma estrutura para organizar adequadamente todas as tarefas a serem realizadas. O objetivo: atingir seus objetivos respeitando os prazos e atendendo às expectativas do cliente ou da empresa. Cada um tem suas próprias características. Para escolher o método de gerenciamento de projetos mais adequado às suas necessidades, é necessário definir o escopo do projeto (objetivos, recursos, orçamentos, prazo), o ambiente de trabalho (flexibilidade ou estrutura mais rígida) e se o cliente deve estar envolvido ou não nas diferentes fases do processo.

1. Métodos ágeis

Amplamente utilizados nos negócios, os métodos ágeis têm muitas vantagens. Eles trazem mais flexibilidade e melhor relevância para a escolha das tarefas a serem realizadas. Os métodos ágeis permitem que a equipe seja mais reativa e se adapte mais facilmente às necessidades do cliente, que são colocadas no centro das prioridades.

Não existe um, mas vários métodos ágeis, que compartilham os mesmos princípios:

  • Pessoas e suas interações mais do que processos e ferramentas
  • Software funcionando mais do que documentação abrangente
  • Colaboração com clientes mais do que negociação de contratos
  • Adaptar-se à mudança mais do que seguir um plano

Esses princípios podem ser aplicados através da aplicação de diversos métodos, alguns dos quais são apresentados com mais detalhes neste artigo, como: Scrum, Kanban, Scrumban, Feature Driven Development (FDD), eXtreme Programming (XP), Lean Software Development, Adaptive Project Framework (APF), Crystal Clear.

A aplicação de métodos ágeis geralmente leva as equipes a reduzir ainda mais os projetos e tarefas, que são realizados em ciclos curtos (iterações). As trocas com os clientes também são mais numerosas e a equipe consegue se adaptar mais rapidamente para responder aos seus problemas.

2. O método APF: Estrutura de Projeto Adaptativo

Este método adaptativo baseia-se na aprendizagem relacionada com experiências passadas. Os objetivos estratégicos do projeto são definidos a partir de uma estrutura de distribuição dos requisitos ( Requirements Breakdown Structure ) de acordo com as funções, as subfunções e as funcionalidades do produto a ser realizado. O projeto prossegue através de etapas iterativas. As equipes se baseiam nos resultados dos estágios anteriores para melhorar o processo e as práticas ao longo do ciclo de vida do projeto. Seu escopo pode, assim, evoluir para agregar valor ao produto final.

3. O método CCPM: Gerenciamento de Projetos da Cadeia Crítica

Seguindo o método CCPM, você estabelece um cronograma para o seu projeto, o que permite identificar uma “cadeia crítica” de tarefas a serem executadas. Dessa forma, você pode alocar os recursos necessários para essas ações prioritárias, quando estiverem disponíveis e quando você mais precisar. A vantagem: esta melhor gestão do tempo evita que você se atrase desnecessariamente durante a realização do seu projeto. Caso esse método não seja adequado para projetos com prazo curto, a CCPM ajuda você a estabelecer um cronograma com prazos realistas e confiáveis ​​para a entrega final do seu produto.

4. O método CPM: Método do Caminho Crítico

Ao contrário do método da cadeia crítica, o método do caminho crítico enfatiza o processo mais curto para concluir um projeto. Ao seguir o CPM, você identifica todas as “tarefas críticas” a serem cumpridas bem como seu tempo de execução, de forma a cumprir os prazos de entrega. Quando as tarefas mais importantes são concluídas, as equipes podem se concentrar em outras ações dependentes, consideradas de menor prioridade. Este método permite traçar seu caminho crítico até a realização final do projeto. As vantagens do método CPM: definição de prioridades, atribuição de recursos às tarefas mais importantes e acompanhamento cuidadoso do seu tempo de conclusão. O CPM pode trabalhar com o gráfico PERT (Avaliação do Programa e Técnica de Revisão ).

5. O método Crystal Clear

Ao contrário da maioria dos processos de gerenciamento de projetos, o método Crystal Clear dá maior ênfase aos membros da equipe, suas habilidades e suas interações entre si e com o gerente do projeto. O quadro que permite supervisionar a sua implementação é aqui mais leve, ainda que tenha de respeitar um mínimo de constrangimentos: acesso direto aos utilizadores, entregas mensais, comunicação fluida e informal, visão clara da estratégia, reflexos de melhorias partilhadas e testes automatizados.

O método Crystal Clear é destinado a pequenas equipes de desenvolvimento, geralmente compostas por um arquiteto e 2 a 6 desenvolvedores, localizadas nas proximidades para facilitar o trabalho em equipe e as trocas. Quadros brancos e post-its podem ser usados ​​como suporte para que todos os membros tenham acesso às mesmas informações. Esse método permite que os membros se questionem ao longo do projeto para melhorar sua forma de trabalhar.

6. O método FDD: Desenvolvimento Orientado a Funcionalidades

O método FDD atribui grande importância à fase de design e desenvolvimento das funcionalidades de um produto. Ocorre em várias iterações curtas, pontuadas por testes de usuário. Após a definição geral do projeto a ser realizado, a equipe lista as funcionalidades que precisam ser desenvolvidas. Estes são agrupados de acordo com suas características comuns e é estabelecida uma ordem de prioridades para sua realização. A vantagem do método FDD: melhor gerenciamento de risco para obter uma entrega confiável.

7. Le diagramme de GANTT

É uma ferramenta de gestão de projetos muito prática, que facilita a organização destacando as diferentes etapas e sua sequência. É composto por 3 elementos:

  • a coluna da esquerda lista todas as tarefas a serem realizadas,
  • cada linha representa uma tarefa, que assume a forma de um retângulo correspondente ao tempo estimado para concluí-la,
  • um eixo horizontal, graduado em unidades de tempo, com data de início (à esquerda) e data de término (à direita).

Essa visão gráfica e global do projeto proporciona melhor visibilidade sobre as ações a serem alocadas de acordo com os recursos disponíveis ao longo do processo. Outra vantagem do gráfico GANTT: adapta-se a todos os projetos e a todos os setores de atividade.

8. O Método Ivy Lee

Mais de cem anos após a sua criação (em 1918), este método simples e eficaz visa melhorar a sua produtividade. Isso é focar em uma série de 6 tarefas, em ordem de importância que você prioriza no dia anterior para o dia seguinte. Cada um deles deve ser concluído para passar para o próximo. Quando estes forem concluídos, crie uma nova lista para o dia seguinte, incorporando as tarefas que não puderam ser concluídas durante o dia.

A vantagem do método Ivy Lee  : você reduz sua “carga mental profissional”. Depois de ter listado suas 6 tarefas para o dia seguinte, você pode desligar o computador e deixar seus arquivos trabalharem, tanto física quanto mentalmente.

9. O método Kanban

Se você deseja evitar que as tarefas do projeto permaneçam no status “trabalho em andamento” indefinidamente, o método Kanban é para você. Baseia-se em uma representação visual do fluxo de trabalho da equipe, na forma de cartões (kanban em japonês) para melhor acompanhar o andamento do projeto. As notas adesivas são usadas em um quadro ou seu equivalente online, como a ferramenta Trello.

O princípio do método Kanban: melhorar a velocidade de execução de uma tarefa, limitando o número de ações em andamento a serem realizadas, garantindo a qualidade de entrega do produto final. Este método é adequado para ambientes técnicos operacionais ou de manutenção, que exigem desempenho regular. A visão geral visual de todas as tarefas pendentes e em andamento facilita a repriorização, ajuda a evitar a paralisação do projeto se obstáculos forem descobertos durante o processo e, assim, ajuda a melhorar a eficiência do trabalho da equipe.

10. O Método Lean

Este método visa melhorar continuamente o desempenho, eliminando as perdas. Comunicação, trabalho em equipe, uso eficiente de recursos e caça ao desperdício estão entre os princípios fundamentais do método Lean. Também facilita a redução do orçamento, mantendo prazos de entrega rápidos e a qualidade do trabalho realizado. A filosofia Lean: fazer mais com menos .

Para isso, é necessário identificar os 3 tipos de disfunções encontrados nas empresas, chamados de 3Ms:

  • Muda  : o resíduo a ser erradicado, por não agregar valor, pode perder tempo sobrecarregando desnecessariamente o processo,
  • Mura  : irregularidade a ser banida, para evitar todas as variações e situações de desequilíbrio,
  • Muri  : excesso, que envolve restrições materiais ou esforços desnecessários por parte dos membros da equipe.

11. O método PERT: Avaliação do Programa e Técnica de Revisão

É um método de gerenciamento de projetos, que é mais usado em ambientes industriais ou de produção. Permite representar graficamente as diferentes etapas do projeto, na forma de diagrama de rede, para melhor visualizar as tarefas a serem realizadas e assim facilitar seu planejamento de acordo com prioridades, tempo de execução e sua interdependência. O objetivo do método PERT: encontrar a melhor organização possível para realizar seu projeto o quanto antes.

O diagrama PERT ajuda o gerente de projeto a identificar a malha de tarefas para melhor atribuí-las, por meio de um cronograma e um orçamento definido. Cada uma das tarefas listadas no diagrama deve ter uma data de início e uma data de término antecipada e tardia. Desta forma, o método PERT permite estabelecer o caminho crítico, que define a duração mínima do projeto.

12. O Método PMBOK: Conhecimento em Gerenciamento de Projetos

O PMBOK, escrito pelo Project Management Institute (PMI), é considerado o guia de referência para gerenciamento de projetos. Ele define os padrões, os fundamentos, bem como as melhores práticas a serem conhecidas pelos profissionais da web. O PMBOK como método é apresentado em 5 fases, que correspondem ao ciclo de vida tradicional de um projeto: o lançamento, o planejamento das tarefas, a execução, o controle e o encerramento. Para colocar o PMBOK em prática, ele deve ser adaptado de acordo com os dados específicos do projeto (objetivo, cronograma, carga horária, orçamento).

13. A técnica Pomodoro

Lançado no final da década de 1980 por Francesco Cirillo, esse método consiste em escolher uma tarefa, manter o foco nela por 25 minutos e depois fazer uma pausa de 5 minutos. Anote o nome da tarefa realizada e o tempo gasto. Comece novamente com uma nova tarefa por mais 25 minutos e assim por diante para completar 4 ciclos de trabalho. A técnica Pomodoro permite evitar perder tempo desnecessariamente, de se dispersar tentando realizar várias tarefas ao mesmo tempo.

14. O método Prince2: PRojects IN Controlled Environments, versão 2

Um método de gerenciamento popular para gerenciamento de projetos completo e dominado, Prince2 enfatiza a estrutura do projeto e fornece uma estrutura para controlar meticulosamente cada uma de suas etapas. Cada fase do projeto tem seu próprio processo a seguir, então nada é deixado ao acaso. O objetivo: garantir a entrega do projeto no prazo, respeitando o orçamento a ele alocado, gerenciando os riscos e garantindo a qualidade do produto final.

Prince2 é baseado em 7 princípios fundamentais:

  • O projeto responde a uma necessidade claramente definida com resultados alcançáveis ​​e uma avaliação detalhada dos custos envolvidos.
  • Cada etapa melhora o processo de trabalho. Essas lições são registradas ao final de cada fase do projeto.
  • Os papéis e responsabilidades de todos os membros do projeto são claramente definidos.
  • As diferentes fases do projeto são sequenciadas com revisões, a fim de verificar se a sua realização atende às necessidades do cliente.
  • Um comitê de direção estabelece os requisitos gerais (duração, custo, risco, escopo), enquanto o gerente de projeto é responsável por gerenciar as tarefas do dia-a-dia.
  • Um registro de qualidade é estabelecido para julgar a conformidade das entregas de acordo com os requisitos definidos anteriormente.
  • O método se adapta de acordo com o projeto, seu tamanho ou até mesmo o número de pessoas que trabalham juntas para realizá-lo.

Esse método foi criado no final da década de 1980 pelo governo britânico para o gerenciamento de seus projetos de TI, antes de ser atualizado em 1996 por um grupo de especialistas, a fim de adequá-lo a um número maior de setores.

15. O método PRiSM: Projetos integrando Métodos Sustentáveis

O PRISM é um método ecológico, que visa integrar os princípios do desenvolvimento sustentável na gestão e planejamento de projetos. Concretamente, trata-se de liderar e realizar um projeto, reduzindo o impacto ambiental da empresa. As alavancas a serem implementadas são múltiplas: redução do gasto de energia, melhor gestão de resíduos e menores custos de distribuição.

16. O método RUP: Rational Unified Process

Esse método, que é utilizado para a criação de software, combina práticas clássicas e ágeis de gerenciamento de projetos. O objetivo do método RUP: a redução de desperdícios e custos de desenvolvimento. É baseado em uma série de iterações e é apresentado em 4 fases: lançamento, design, produção e entrega.

Observe que existe uma versão simplificada do método RUP: ele é chamado de Processo Unificado Ágil (Agile UP ou AUP). É um método de desenvolvimento de aplicações de negócios, que utiliza diversas técnicas: desenvolvimento orientado por testes ( Test Driven Development ou TDD), pelo modelo ( Model Driven Development ou MDD) e gerenciamento de mudanças.

17. O método SAFe: Scaled Agile Framework

Graças ao seu framework, este método de gestão ágil lançado em 2011 permite ir além do simples framework de uma equipe para integrá-lo na estratégia global de uma organização. É por isso que o SAFe é considerado um método para facilitar a agilidade em toda a empresa, trazendo mais flexibilidade e multifuncionalidade dentro das equipes. O objetivo: promover a transformação da empresa implementando valores ágeis em todos os departamentos, além do departamento de TI ou do departamento de P&D. O método SAFe integra os princípios e práticas do ágil, lean, DevOps e, na versão 5.0, do design thinking.

Scaled Agile Framework
Scaled Agile Framework

18. O método Scrum

Elogiado por equipes de desenvolvimento de software, o método Scrum é um derivado do gerenciamento ágil de projetos. Caracteriza-se por iterações chamadas “sprints”, com duração de uma a quatro semanas, e reuniões permanentes diárias, lideradas por um scrum master. Esses “scrums” visam monitorar o andamento do projeto. Ao final de cada sprint, a equipe analisa como o trabalho foi feito e avalia as áreas de melhoria para a próxima sessão. O método Scrum é adequado para equipes pequenas e autônomas e possibilita entregar um produto final em prazos de entrega curtos.

19. O Método Scrumban

Essa metodologia é mais um modelo híbrido de gerenciamento de projetos, que conta com a flexibilidade do Kanban e a estrutura do Scrum. Scrumban é baseado no princípio de agendamento sob demanda. Se os sprints forem removidos aqui, as revisões e retrospectivas são mantidas com o objetivo de melhorar o processo de trabalho seguido. O método Scrumban oferece maior flexibilidade e facilita a adaptação à constante evolução de um projeto.

20. O método Seis Sigma

Desenvolvido pela empresa americana Motorola, o método Seis Sigma visa melhorar a qualidade de um produto, reduzindo o número de defeitos (ou bugs para desenvolvimento de software). Tem como objetivo identificar áreas de melhoria antes que os problemas apareçam, para otimizar o processo de produção e, assim, aumentar os lucros.

Este método é baseado em 5 passos reunidos na sigla DMAIC:

  • Definir  : entender o problema a ser resolvido, as necessidades do cliente, os objetivos a serem alcançados,
  • Medir  : coletar dados, avaliar o desempenho, definir meios de progresso,
  • Analisar  : identificar problemas, encontrar soluções para preencher a lacuna entre a situação atual e os objetivos do cliente,
  • Melhorar  : implementar estas soluções para atingir os objetivos definidos,
  • Controle  : siga as soluções implementadas para evitar retrocessos.

Há também um derivado deste método: Lean Six Sigma. Combina a eficiência do Lean, evitando desperdícios, com o processo de melhoria contínua do Seis Sigma. O objetivo: o projeto deve ser eficiente, rentável e atender às necessidades do cliente.

21. Metas SMART

Ao iniciar um projeto, é necessário definir metas. Criado por George T. Doran, esse mnemônico ajuda a definir os objetivos mais adequados para o sucesso de um projeto. Esses objetivos devem ser claros, compreensíveis e facilmente mensuráveis ​​usando um conjunto de indicadores, conforme descrito pela sigla SMART:

  • Spécifique (ou Simple),
  • Mensurável ,
  • Alcançável  (ou Aceitável),
  • Alcançável ,
  • Temporariamente definido ( ou limitado no tempo).

22. Método de 2 listas de Warren Buffet

Seguindo essa outra técnica, você fica focado nos projetos e tarefas que são mais importantes, separando-os em duas listas distintas:

  • Liste seus projetos e objetivos,
  • Circule os 3 a 5 itens mais importantes e coloque-os em uma primeira lista: esta é sua lista de tarefas principal ,
  • Arraste os itens não circulados para uma segunda lista.

Esta segunda lista corresponde às tarefas que você deve evitar realizar até que as da primeira lista sejam concluídas.

23. O Método Cachoeira

O método em cascata ou Waterfall corresponde a uma abordagem tradicional de gerenciamento de projetos. Isso implica que os objetivos e o cronograma do projeto estejam claramente definidos. As tarefas são realizadas uma após a outra em sequência, sem retrocesso. Embora este método deixe pouco espaço para mudanças ou imprevistos no decorrer do projeto, ele tem a vantagem de fornecer uma visão clara desde o início, com um cronograma que será seguido rigorosamente pelas equipes ao longo das diferentes fases. O método Waterfall também pode aparecer sob a sigla SDLC para Software Development Life Cycle .

Como extensão do chamado método de gerenciamento de projetos em cascata, encontramos o ciclo V (ou modelo V ). A letra V representa graficamente este método, com uma fase descendente (design do produto), depois a sua realização, e uma fase ascendente (validação). O ciclo V permite evitar viagens de ida e volta inúteis entre essas diferentes etapas. Pouco flexível, este método garante a conformidade dos entregáveis ​​com os requisitos iniciais do cliente.

24. O Método WBS: Estrutura Analítica do Trabalho

Essa técnica de gerenciamento de projetos é baseada na divisão de tarefas em vários níveis hierárquicos: o projeto pai, as tarefas filhas e as subtarefas. Este método facilita a identificação de todos os elementos a serem planejados e as entregas a serem produzidas para a realização de um projeto. Apresenta-se geralmente sob a forma de um organigrama, que permite visualizar a estrutura global do projeto bem como a dependência entre as diferentes tarefas a realizar.

O método WBS foi desenvolvido em 1987 pelo PMI a partir de práticas observadas na NASA. Assim, ele aparece no guia PMBOK, Project Management Body of Knowledge . Também encontramos a WBS sob o nome OTP (Project Tasks Organization Chart) ou SDP (Project Breakdown Structure).

25. O Método XP: Programação eXtreme

Outra técnica derivada de métodos ágeis entre as mais utilizadas em empresas com Scrum, o método XP visa melhorar a qualidade do software desenvolvido ao mesmo tempo em que garante a capacidade de resposta às mudanças nas necessidades do cliente. Possui características comuns ao Scrum, com sprints curtos, planejamento de tarefas muito flexível e integração do cliente dentro do projeto. Dentre as especificidades do método XP, podemos destacar: desenvolvimento orientado a testes, pares de desenvolvedores para revisar o código em tempo real e sua integração contínua.

O nome deste método de gestão de projetos específico ao desenvolvimento de software advém do facto de os valores da agilidade serem aqui levados ao extremo, de forma a adaptarem-se e corresponderem da melhor forma às expectativas do cliente bem como aos objetivos definidos.

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